新北市汽車美容人員職業工會-檔案保存年限及銷毀處理原則
中華民國109年02月23日第四屆第四次會員代表大會通過
第一章:總則
第1條:新北市汽車美容人員職業工會(以下簡稱本會)為健全本會檔案管理，促進檔案開放與運用，發揮檔案功能，
特制訂本原則。本原則未規定者，適用其他相關法令規定。
第2條:本原則用詞，定義如下：
檔案：指工會依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。
第二章:管理
第3條:檔案管理以統一規劃、集中管理為原則。
檔案中有可供陳列鑑賞、研究、保存、教化世俗之器物，得交有關機構保管之。
第4條:檔案管理作業，包括下列各款事項:
一、點收：指檔案管理單位或人員將辦畢歸檔之案件，予以清點受領。
二、立案：指就檔案之性質及案情，歸入適當類目，並建立簡要案名。
三、編目：指就檔案之內容及形式特徵，依檔案編目規範著錄整理後，製成檔案目錄。
四、保管 ：指將檔案依序整理完竣，以原件裝訂或併採微縮、電子或其他方式儲存後，分置妥善存放。
五、檢調 ：指因業務需要，提出檔案借調或調用申請，由檔案管理人員依權責長官之核定，檢取檔案提
供參閱。
六、清理 ：指依檔案目錄逐案核對，將逾保存年限之檔案或已屆移轉年限之永久保存檔案，分別辦理銷
毀或移轉，或為其他必要之處理。
七、安全維護 ：指為維護檔案安全及完整，避免檔案受損、變質、消滅、失竊等，而採行之防護及對已
受損檔案進行之修護。
八、其他檔案管理作業及相關設施事項。
第5條:定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序，不得
銷毀。
第6條:工會所有之文字或非文字資料，政府機關認為有保存之必
要者，應以微縮或其他複製方式編為檔案。
第三章:應用
第7條:檔案有下列情形之一者，得保密並禁止複印、抄錄及閱覽:
一、有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
二、有關人事及薪資資料者。
三、依法令或契約有保密之義務者。
四、其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。
第8條:閱覽檔案之人員閱覽檔案不得有下列行為:
一、添註、塗改、更換、抽取、圈點、或汙損檔案。
二、拆散已裝訂完成之檔案。
三、以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
第9條:工會所有之文字或非文字資料，政府機關認為有閱覽、抄
錄或調閱之必要者，工會應提供原始檔案、微縮或其他複
製方式之檔案。
第四章:保存
第10條:檔案之保存年限，應依其性質及價值，區分為永久保存或定期保存。
一、永久保存:
(一)立案證書。
(二)章程及其他組織簡介。
(三)工會之設立案。
(四)工會沿革史。
(五)歷屆會員(代表)大會紀錄。
(六)歷屆理監事名冊。
(七)歷屆常務理事交接名冊。
(八)年度預決算及追加減預算案件。
(九)各項基金之籌募與保管案件。
(十)不動產或鉅額動產之營繕案件。
(十一)各種財產契約及權狀。
(十二)財產清冊。
(十三)各項重要工程之興建案件。
(十四)增減產權之變更案件。
(十五)關於各種財產之未結案件。
(十六)其他可供永久查考之案件。
二、十年保存期:
(一)關於章程之修正案件。
(二)會務工作人員編制案件。
(三)會員之處分案件。
(四)經費收支帳冊、傳票、憑證及其他有關文件。
(五)接受委辦業務案件。
(六)其他可供十年內參考文件。
三、五年保存期:
(一)年度工作計劃書。
(二)改選報告書。
(三)選舉票。
(四)各種會議之申請書表及函復表。
(五)各種開會通知。
(六)會員(代表)出入會案件
(七)理、監事異動案件。
(八)會員名冊及會籍資料(名冊經掃描檔案儲存後，紙本可以銷毀，以電子形式儲存)。
(九)理、監事會議紀錄。
(十)各種監察憑證。
(十一)其他可供五年內參考案件。
四、三年保存期
(一)會務工作人員之異動案件。
(二)各種定期報表。
(三)會務工作人員之差假考勤案件。
(四)一般會普通會報之報告與紀錄。
(五)其他僅供短期內參考案件。
五、辦後彙毀:
(一)邀請函、訃聞或其他普通交際函無保存價值者。
(二)彼此寄贈書刊謹表致謝之案件。
(三)通案通知僅函復收到日期或僅表明具體辦法之案件。
(四)證照存根而案已完結與現制無關係之案件。
(五)其他臨時辦理案件無保存必要者。
第五章:銷毀
第11條: 工會辦理定期保存檔案之銷毀，以每年一次為原則。
已屆保存年限之檔案，工會檔案管理單位或人員應依檔案規定之格式製作檔案銷毀目錄，送理監事表示意見，理
監事會認有延長保存年限之必要者，應簽註延長年限及理由。
第12條:經核准銷毀之檔案於銷毀前，應妥善集中放置於安全場所，並應注意其運送過程之安全。檔案之銷毀，應
由檔案管理單位會同理監事派員全程監控，並應注意環境保護事宜。
第13條:檔案之銷毀方法如下:
(一)化為碎紙或溶為紙漿。
(二)焚化。
(三)擊碎至檔案內容無法辨識。
(四)化為粉末。
(五)消磁。
(六)消除電子檔或重新格式化。
(七)其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法。
前項方法，必要時得併用之。
第14條:已銷毀之檔案，應分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有關目錄，註記核准銷毀之文號及銷毀之日期；其有
微縮、電子或其他方式儲存之紀錄者，並應附註其編號 但全卷銷毀者，其案卷目次表得免註記。
第15條:已銷毀檔案之目錄，應併同核准銷毀檔案之報備文件永久保存。
本原則參考:
(一)檔案法(民國97年07月02日 發布)
(二)檔案法施行細則 (民國105年06月30日修正)
(三)機關檔案保存年限及銷毀辦法(民國106年01月05日修正)
(四)政府會計憑證保管調案及銷毀應行注意事項(民國105年03月10日發布)
(五)工會財務處理準則(民國100年4月9日發布)
(六)台灣省各(如附件)級工、商、自由業暨社會團體檔案銷毀標準(已廢除)